請求書問い合わせへの対応文（返信メール・文書）：無料でダウンロードできるテンプレート

Wordで作成した、無料でダウンロードできる請求書問い合わせへの対応文のテンプレートです。

請求書内容に誤りを指摘された場合、まず正確な情報調査と原因分析を行い、謝罪と訂正対応の意思を伝える文書「請求書問い合わせへの対応文」を掲載しています。
テンプレートは、「オフィスエアコン」「システム保守サービス」「スマートホーム温度センサー」「ホームオフィスチェア」といった多彩な製品例を用い、誤請求の謝罪、訂正請求書の再発行依頼、再発防止策提示までを網羅した実務的な対応文書4種類です。
お客様にも再確認を依頼し、誤りを防ぐための管理体制強化も説明することで、安心感と誠実さを顧客に伝える文例です、ぜひご利用ください。

請求書問い合わせへの対応文作成のポイントは下記になります。

1. まず「お礼」と「お詫び」を明確に伝える：最初に丁寧に述べることで、誠意を示します
2. 事実確認の結果を具体的に説明する：どのような内容を確認したのかを明確にすることで、透明性と信頼感が高まります
3. 誤りがあった場合は即訂正と再発防止を明示する：金額などに誤りがあった場合は、速やかな訂正対応と再発防止策を明記します
4. 誤りがない場合も「高圧的にせず」丁寧に説明する：相手側の勘違いであっても、冷たい印象を与えないよう注意が必要です
5. 対応手段・連絡先を明示する：明確に案内すると、顧客満足度が高まります
6. 最後は「感謝」と「信頼の継続」を伝える：最後に一文添えることで、トラブル後の関係維持に繋がります

ここではA4用紙で作成した、次の4種類の例文を掲載しています。

• テンプレート1：請求書記載金額の誤りについて（文書形式）
  経理ミスや記載間違いなど、自社側の過失がある場合に使用する正式な訂正文書です。
  謝罪・訂正・再発防止策を明確に示すことで、相手の信頼を維持します。
  フォーマルな社外文書に最適です。
• テンプレート2：請求内容に関するご確認のお願い（文書形式）
  取引先からの「金額が違う」との指摘に対し、契約内容を根拠に正当性を説明する文書です。
  相手を責めるのではなく、確認を促す柔らかなトーンに仕上げています。
  ビジネスメールや書面両用で使えます。
• テンプレート3：スマートホーム温度センサーの請求書について（メール形式）
  個人向けの販売で、請求金額の誤りを自社側で訂正・再発行する際の案内メールです。
  謝罪を丁寧に伝えつつ、正しい請求書送付を明示しています。
  カスタマーサポート部門向けの文例です。
• テンプレート4：ご請求金額に関するご確認のお願い（メール形式）
  個人顧客からの「金額が違う」という問い合わせに対して、オプション料金などを説明し、誤解を解消する対応文です。
  柔らかく信頼感のある表現で、顧客満足度を高めるメール対応に向いています。

官公庁や団体向けに修正するなど、Wordでカスタマイズしてください。
使用は「Wordテンプレート無料ダウンロード」をクリックし、docx形式のファイルをそのままでご利用ください。
関連テンプレートの「請求書テンプレート|Excelで作成」を掲載していますので是非ご覧ください。

A4縦 訂正請求書送付を案内する請求書問い合わせへの対応文書

「オフィス用多機能エアコン」請求誤記謝罪

【訂正とお詫び】請求書記載金額の誤りについて
拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたびは、弊社より送付いたしました「オフィス用多機能エアコン」のご請求書に誤りがあったとのご指摘をいただき、誠に申し訳ございません。
社内で調査を行った結果、請求書に記載された金額に一部誤りがあることが判明いたしました。原因は経理処理の不備によるものであり、深く反省しております。
正しい請求額は契約書に基づく月額金額となっておりますので、改めて訂正済みの請求書を再発行し、速やかに郵送させていただきます。
お手元に誤った請求書がございましたら、ご迷惑をおかけしますが破棄いただけますようお願い申し上げます。
今後このようなミスが再発しないよう、社内チェック体制の強化を徹底してまいります。
ご不明な点等ございましたら、何なりとご連絡ください。
この度は多大なるご迷惑をおかけいたしましたこと、改めて深くお詫び申し上げますとともに、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
敬具

例文1 Wordテンプレート無料ダウンロード

A4縦 詳細説明に対応した請求書問い合わせへの対応文書

「システム保守サービス」請求明細説明

ご請求内容に関するご確認のお願い
拝復　平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
このたびは、弊社よりお送りいたしました「システム保守サービス」の請求書金額についてお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。
お問い合わせの件につきまして、弊社にて契約書および請求データを再確認いたしましたところ、
ご請求金額「月額220,000円（税込）」は、貴社とのご契約内容（契約書第3条：保守サービス基本料）に基づくものであり、
契約時に双方で取り交わした書面にも同額が明記されていることを確認しております。
一方で、ご指摘いただきました「追加作業費用」については、先月に実施したサーバーバックアップシステム改修に関する作業（別途お見積り・ご承認済）に該当するものであり、
こちらは基本契約とは別途に発生した費用として計上させていただいております。
お手元の控えにも契約書および見積書が保存されているかと存じますので、
恐れ入りますが、今一度ご確認くださいますようお願い申し上げます。
万一、内容に不明点やご不納得の点がございましたら、担当部署にて詳細な内訳をご説明させていただきます。
今後もご安心いただけるよう、請求内容の明確化・説明の徹底に努めてまいります。
引き続きご愛顧賜りますようお願い申し上げます。
敬具

例文2 Wordテンプレート無料ダウンロード

A4縦 確認体制強化を明記した請求書問い合わせへの対応メール

「スマートホーム温度センサー」個人向け請求誤記

件名：【訂正のご連絡】スマートホーム温度センサーの請求書について
個人宛名
いつも弊社製品をご愛顧いただき誠にありがとうございます。
スマートライフ カスタマーサポートの△△でございます。
このたびは、「スマートホーム用ワイヤレス温度センサー」のご請求に関し誤りがあったことにつき、お問い合わせいただきありがとうございます。
弊社で確認した結果、請求書の金額に一部誤りが判明いたしました。誤った金額にて請求してしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。
正しいご請求金額は、ご契約内容に基づく額でございます。
訂正済みの請求書を再度発行し、速やかにお送りいたしますので、旧請求書は破棄いただけますようお願い申し上げます。
今後は確認体制を強化し、同様の事象が繰り返されないよう努めてまいります。
ご不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください。
これからも弊社製品をご愛用いただければ幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

例文3 Wordテンプレート無料ダウンロード

A4縦 誤りの場合の対応を案内する請求書問い合わせへの対応メール

「ホームオフィスチェア」請求金額説明・確認依頼

件名：ご請求金額に関するご確認のお願い（ホームオフィスチェアのご購入）
個人宛名
平素より弊社製品をご利用いただき、誠にありがとうございます。
株式会社ファニチャーワークス カスタマーサポートの△△でございます。
このたびは、弊社よりお送りいたしましたご請求書の金額についてお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。
お客様からご指摘のありました「ホームオフィスチェア（モデル：Comfort-Luxe）」の請求金額につきまして、
弊社にてご注文内容およびお支払い明細を確認いたしましたところ、
本体価格 29,800円（税込）に加え、組立設置オプション（2,000円）および延長保証サービス（1,500円）を同時にご選択いただいており、
合計金額として33,300円（税込）でのご請求となっております。
なお、上記のオプション内容は、ご注文時の最終確認画面および注文確認メール内にも明記されております。
お手数をおかけいたしますが、そちらもあわせてご確認いただけますと幸いです。
もし、オプションサービスの追加を希望されていなかった場合には、
状況を確認のうえ、キャンセルまたは金額訂正の対応をさせていただきます。
その際は、こちらのメールにご返信いただくか、下記カスタマーサポートまでご連絡ください。

例文4 Wordテンプレート無料ダウンロード