出荷通知・着荷通知：無料でダウンロードできるテンプレート

注文された商品を発送したことを取引先に連絡する文書・メールの「出荷通知」と、納品された商品を受け取ったことを報告・確認する連絡文書「着荷通知」を掲載しています。
テンプレートは、実務で即使える出荷報告・到着報告がメール／文書形式それぞれ2種ずつ計4種類あります。
ダウンロードし文書形式はWordで使用し、メール形式はコピー＆ペーストしご利用ください。

ここではA4用紙で作成した、次の4種類の例文を掲載しています。

• テンプレート1：出荷完了のご案内（メール形式）
  出荷が完了した際の基本的な通知メールです。
  配送情報（運送会社・伝票番号・到着予定日）を明記しており、取引先が受け取り体制を整えやすくなります。
  最新カタログや販促物の同封案内も盛り込み、営業要素も兼ねています。
  一般的な出荷通知や、ECサイト・法人卸の出荷連絡などでご利用ください。
• テンプレート2：商品発送のご案内（文書形式）
  よりフォーマルな紙ベースの通知文です。
  納品書とともに同封したり、PDF化して添付するケースに適しています。
  振込先や支払期限も併記し、経理処理にも配慮した構成です。
  企業間のBtoB取引た、請求書を伴う納品対応時などでご利用ください。
• テンプレート3：納品受領のご報告（メール形式）
  商品の到着を確認し、相違がないことを報告するためのメールテンプレートです。
  迅速な受領報告とお礼を丁寧に伝えることで、相手企業に安心感を与え、取引信頼度が向上します。
  商品検収後すぐの連絡や、継続的な取引先への配慮としてご利用ください。
• テンプレート4：着荷確認と御礼（文書形式）
  納品物が予定通り届いたことを文書で正式に伝える文例です。
  検品結果や社内対応状況も記載し、取引先への誠意と感謝を丁寧に表現します。
  フォーマルな場面での利用に最適です。
  官公庁・大手企業との取引や、プロジェクト納入の節目報告などでご利用ください。

必要に応じて担当者名や自社ロゴ、請求条件などを加えるなど、Wordでカスタマイズしてください。
使用は「Wordテンプレート無料ダウンロード」をクリックし、docx形式のファイルをそのままでご利用ください。
関連テンプレートの「納品書｜Excel作成の無料テンプレート・シンプル・記入例と関数入力！」を掲載していますので是非ご覧ください。

A4縦 出荷完了案内メールのテンプレート

件名：【出荷完了のご案内】ご注文商品を発送いたしました
○○株式会社
営業部　△△様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の□□です。
このたびは、○月○日付でご注文いただきました商品につきまして、出荷が完了いたしましたのでご連絡申し上げます。（注文番号：○○）
下記の通り、○○運輸（宅配便）にて本日○月○日に発送済みです。お届けは、○月○日（○）の午後を予定しております。
■発送内容：別添の納品明細書をご参照ください
■配送会社：○○運輸
■伝票番号：1234-5678-9012
■お届け予定日：○月○日（○）
ご査収のうえ、商品内容に誤り等がないかご確認くださいますようお願い申し上げます。
お支払いにつきましては、明細書記載の弊社指定口座へ、○月○日までにお振込みいただきますようお願いいたします。
また、今回ご注文の商品以外にも、弊社取り扱い製品を掲載した最新カタログを同封しております。ぜひお目通しいただけますと幸いです。
引き続き、貴社のお役に立てるよう努めてまいりますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
まずは取り急ぎ、出荷のご連絡とお礼まで申し上げます。
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署名
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例文1 Wordテンプレート無料ダウンロード

A4縦 商品発送案内文書のテンプレート

日付
宛先
差出人
商品発送のご案内
拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
さて、○月○日付にてご注文いただきました下記商品につきまして、本日○月○日、○○運輸の宅配便（追跡番号：ABC123456789JP）にて出荷が完了いたしました。詳細は同封の納品明細書をご参照ください。
敬具
記
・商品名：○○
・数量：10台
・出荷日：○月○日
・納品予定日：○月○日 午後（配送地域によって前後する可能性がございます）
・発送便：○○運輸 宅配便
・追跡番号：ABC123456789JP
【お支払い条件】
合計金額：¥○（税込）
支払期日：令和○年○月○日
振込先：○銀行 ○○支店
口座番号：普通 1234567
口座名義：○
お振込完了後、領収書がご入用の場合は、PDFまたは原本にてご送付いたしますので、お気軽にお申し付けください。
また、今後のご参考として、最新の製品カタログも同封しております。ご多用の折とは存じますが、ぜひ一度ご覧いただけましたら幸いです。
私どもでは、今後も迅速で丁寧な対応を心掛け、貴社のご期待にお応えできるよう努めてまいります。今後とも末永くお引き立て賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
以上

例文2 Wordテンプレート無料ダウンロード

A4縦 納品受領報告メールのテンプレート

件名：ご発送品の受領確認と御礼のご連絡（注文番号：○○○○）
○○株式会社
営業一課 ご担当者様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の●●でございます。
このたびは、○月○日付にてご手配いただきました下記ご注文品につきまして、本日無事に当社へ納品されましたことを、まずはご報告申し上げます。
納品物はすべて、同封いただきました明細書記載の内容と相違なく、良好な状態で受領いたしました。配送中の破損等も一切なく、すぐに使用可能な状態でございます。
今回のご対応につきましては、当初より納期に余裕がない中にもかかわらず、柔軟かつ迅速にご対応いただき、誠にありがとうございました。
とりわけ、出荷前のご連絡および追跡番号のご案内により、当社内の準備もスムーズに進めることができ、大変助かりました。
御社の丁寧かつ的確なご対応には、改めて信頼の厚さを実感しております。今後の発注時にも、引き続き安心してお願いできると感じております。
取り急ぎではございますが、納品のご報告とともに、心より感謝の意をお伝え申し上げます。今後とも末永いお取引のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
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署名
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例文3 Wordテンプレート無料ダウンロード

A4縦 着荷確認と御礼文書のテンプレート

日付
宛先
差出人
着荷のご報告と御礼
拝復　貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。
さて、○月○日付にてご手配いただきましたご注文品につきまして、本日、無事当社に到着いたしましたことをご報告申し上げます。
納品物につきましては、同封の明細書記載内容と完全に一致しており、数量・品目ともに過不足なく、良好な状態で受領いたしました。商品はいずれも検品のうえ問題なく、速やかに社内での受入処理を完了しております。
また、今回のご対応につきましては、当初よりタイトな納期条件の中、各工程においてご尽力を賜り、予定通り納品いただけましたこと、心より感謝申し上げます。貴社の柔軟なご調整と迅速なご対応に、深く敬意を表する次第でございます。
おかげさまで、当社としても計画どおり業務を進行できる見通しが立ち、プロジェクトの進行に大きく寄与する納品でございました。今後とも、引き続き変わらぬご対応を賜りますよう、お願い申し上げます。
まずは略儀ながら、納品受領のご報告とあわせて、厚く御礼申し上げます。
以上

例文4 Wordテンプレート無料ダウンロード