歓迎会の案内文（文例4選）：無料でダウンロードできるテンプレート

団体の結束を強めネットワークを広げるための「新会員を迎える歓迎会」の案内文を掲載しています。
このページでは、地域交流・中小企業・NPO・文化団体のA4文書2種＋ハガキ2種のWordテンプレート4種類を無料でダウンロードできます。
すべてWordで編集可能なため、団体や用途に合わせてすぐにカスタマイズしてご利用いただけます。

新規メンバーの歓迎と共に既存メンバーとの親睦を深めるための重要なコミュニケーションツール、「歓迎会の案内状」です。
文面には「団体紹介」「新会員歓迎の趣旨」「イベント内容」「参加メリット」をバランスよく含め、参加意欲を喚起しています。
Wordで日時・場所入力のみで完成できます、郵送・メールにも対応でき便利です。

案内文作成のポイントは下記になります。

1. 冒頭挨拶：「時下ますますご健勝」「〇〇の候」で季節感を表現します。
2. 団体紹介：正式名称＋普段の支援への感謝の一文を含めます。
3. 新会員情報：「複数名」「3名」「〇分野」など具体数字を含めます。
4. イベント内容：「歓迎＋親睦」「ディスカッション＋懇親」などの目的を明確にします。
5. 参加促し：「ネットワーク拡大」「地域の輪を広げる」でメリットを提示します。

ここではA4用紙で作成した、次の4種類の例文を掲載しています。

• テンプレート1：A4横書き（地域交流団体向け）
  「つながりの会」のような地域団体の親しみやすい雰囲気を表現しています。
  多世代交流を強調し、新規参加ハードルを下げる構成で、町内会、新参者歓迎、地域ボランティアなどでご利用ください。
• テンプレート2：A4横書き（中小企業研究会向け）
  経営者ネットワーク拡大を明確に打ち出し、ディスカッション・名刺交換の価値をアピールしています。
  ​ 会費明記でビジネスライクな印象を与えます。
  返信ハガキ同封に最適なレイアウトです。
  経営者会、商工会議所、異業種交流会などでご利用ください。
• テンプレート3：ハガキ横書き（NPOリーダー研究会）
  ハガキ1枚に要件を含めています。
  新規メンバー数を具体的に表示し、参加意思決定を迅速化できます。
  NPO、ボランティア団体、社会貢献グループなどでご利用ください。
• テンプレート4：ハガキ縦書き（文化交流団体）
  縦書きの品位ある書式で、文化人・教養層に適応しています。
  アートサロン、書道会、茶道教室、歴史研究会などでご利用ください。

町内会・自治会用に修正するなど、Wordでカスタマイズしてください。
使用は「Wordテンプレート無料ダウンロード」をクリックし、docx形式のファイルをそのままでご利用ください。
関連テンプレートの「会議案内状｜Wordの例文4種類」を掲載していますので是非ご覧ください。

テンプレート1：A4横書き（地域交流団体向け）

地域活動への想いや新会員歓迎の趣旨を丁寧に伝える、温かみのある案内文です。

関係各位
拝啓　時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
平素より、私ども地域交流団体「つながりの会」の活動にご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。
さて、このたび当会では、新たに地域活動に関心をお持ちの方々を会員としてお迎えすることとなりました。多様な世代や立場の方が集い、互いに支え合いながら地域のつながりを深めていくことを目的とする当会にとって、新しい仲間との出会いは大きな喜びでございます。
つきましては、新会員の皆様を歓迎するとともに、既存会員の方々との交流を深める機会として、ささやかながら歓迎会を開催いたしたく存じます。当日は、日頃の活動紹介や今後の取り組みについて意見交換を行いながら、和やかな雰囲気の中で親睦を深めていただければと考えております。
ご多用の折とは存じますが、ぜひご参加いただき、地域の輪をさらに広げるひとときをご一緒いただけましたら幸いです。皆様のご参加を心よりお待ち申し上げております。
まずは書中をもちまして、歓迎会開催のご案内を申し上げます。
敬 具
記
一．日時　令和〇年〇月〇日　○時○分より
一．場所　〇〇コミュニティセンター
一．会費　〇円
以上

例文1 Wordテンプレート無料ダウンロード

テンプレート2：A4横書き（中小企業研究会向け）

新会員の属性紹介や交流内容を詳しく記載できる、実務向け案内文です。

関係各位
拝啓　新春の候、皆様にはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より「東京中小企業研究会」の活動に格別のご支援とご協力を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび当研究会に、新たに複数名の経営者の皆様が正会員としてご入会されました。製造業、ITサービス、小売業など多様な分野でご活躍される方々をお迎えし、今後さらに実践的な情報交換と相互支援の場として発展していくものと期待しております。
つきましては、新規会員の歓迎と、既存会員の皆様との親睦を深めることを目的として、下記のとおり新会員歓迎交流会を開催いたします。当日は、新規会員の皆様からのご挨拶と事業紹介の時間に加え、グループディスカッションや自由懇談の場を設け、経営課題の共有やビジネスチャンスの発掘の機会を企画しております。立食形式で軽食とお飲み物をご用意の上、名刺交換や情報交換をゆったりとお楽しみいただける構成といたしました。
ご多用の折とは存じますが、中小企業経営者のネットワーク拡大の一助として、ぜひご参加賜りますようお願い申し上げます。出欠の確認につきましては、別紙返信用ハガキまたはメールにて〇月〇日までにお知らせいただけましたら幸いです。まずは略儀ながら、書中をもちまして歓迎交流会開催のご案内を申し上げます。
敬 具
記
一．日時　〇年〇月〇日（〇曜日）　午後〇時〇分〜午後〇時〇分
一．場所　〇〇商工会議所　大会議室（〇〇市〇〇区〇丁目〇番〇号）
一．会費　会員：〇,〇〇〇円　ゲスト：〇,〇〇〇円（当日受付にて）
以上

例文2 Wordテンプレート無料ダウンロード

テンプレート3：ハガキ横書き（NPOリーダー研究会）

要点を簡潔にまとめた、参加を促しやすいハガキ用案内文です。

拝啓　新緑の候、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
平素より「関西NPOリーダー研究会」にご支援賜り、御礼申し上げます。
このたび、新規NPOリーダー3名が入会されました。
つきましては、新会員歓迎交流会を下記のとおり開催いたします。
ご多用のところ恐縮ですが、ご参加くださいませ。
敬具
記
日時：令和〇年〇月〇日　○時○分～○時○分
場所：〇〇市民会館　小会議室
会費：会員 ¥2,000　ゲスト ¥3,000

例文3 Wordテンプレート無料ダウンロード

テンプレート4：ハガキ縦書き（文化交流団体）

落ち着いた印象の縦書きで、幅広い年代に配慮した案内文です。

拝啓　季節の折、皆様にはお元気でお過ごしのことと存じます。平素より、文化交流団体「アートサロン和」の活動にご理解を賜り、誠にありがとうございます。
さて、このたび新会員をお迎えするにあたり、会員相互の交流を目的とした歓迎会を開催いたします。今後の活動紹介を交えながら、和やかなひとときをお過ごしいただければ幸いです。
ご多用とは存じますが、ぜひお気軽にご参加ください。
敬 具
令和〇年〇月吉日
記
（日時） 令和〇年〇月〇日（○）○時より
（場所） 〇〇ギャラリー
（会費） ○○円

例文4 Wordテンプレート無料ダウンロード